3-1 議事録の要約
解説
会議の後に必ず必要になる「議事録」。
長時間の会議内容を一字一句まとめるのは大変で、時間もかかります。
ChatGPTを使えば、会議のメモや文字起こしを入力するだけで、要点を整理した議事録を瞬時に作成できます。
「決定事項」「宿題」「次回までのアクション」などを指定して整理させれば、誰が見てもわかりやすいドキュメントになります。
⚠️注意点:録音データを直接アップせず、必ずテキスト化してから入力しましょう。
コピペで使えるプロンプト
3-2 社内規程やマニュアルの簡易要約
解説
社内規程やマニュアルは文章が長く、読むのが大変です。
ChatGPTを使えば、重要な部分を抽出して「新人向け」「現場担当向け」など対象別に簡易要約版を作れます。
特に「難しい法律文」「規則文」をわかりやすく書き直すのに便利です。
⚠️注意点:社内機密情報を含む文書は直接入力せず、要約したい範囲だけを抜粋して利用しましょう。
コピペで使えるプロンプト
3-3 契約書の難解な条文の平易化
解説
契約書は専門用語が多く、読み解くのに時間がかかります。
ChatGPTを使えば、難解な条文を 平易な日本語に言い換えることが可能です。
「法律の解釈」まではできませんが、まずは内容を理解するための補助として有効です。
⚠️注意点:法的な判断は必ず弁護士など専門家に確認してください。ChatGPTの出力はあくまで参考に。
コピペで使えるプロンプト
3-4 報告書のフォーマット作成
解説
報告書を作るときに困るのが「書き方がバラバラ」になってしまうこと。
ChatGPTに依頼すれば、標準フォーマットのテンプレートを作ってくれるので、誰が書いても統一感が出ます。
例えば「日報」「週報」「月次報告」など、用途別にテンプレを整えておくと便利です。
⚠️注意点:数値や具体的な成果は必ず担当者が正しく入力する必要があります。
コピペで使えるプロンプト
3-5 定型メールのテンプレ作成
解説
日常業務で頻繁に使う「定型メール」──お礼・依頼・確認・案内など。
毎回一から書くと時間の無駄ですが、ChatGPTで用途別メールテンプレを作っておけば効率が大幅アップします。
例えば「商談後のお礼」「資料送付のお知らせ」「社内連絡」など、シーンごとにまとめておくと便利です。
⚠️注意点:宛名や日時などは必ず自分で正確に修正してください。